CRM для кейтеринга: заявки, сметы и мероприятия в одном окне

Кейтеринг живёт датами. Одна и та же неделя декабря может быть расписана по часам, а в феврале телефон молчит. Проблема почти всегда не в количестве обращений, а в том, что часть из них теряется между перепиской, таблицей просчётов и головой менеджера. Haivis собирает заказ в одну карточку: разговор, цифры брифа, задачи на просчёт и документы лежат рядом.

Как выглядит путь заказа

Ниже — рабочая схема воронки, от которой удобно отталкиваться. Этапы в Haivis настраиваются, поэтому под выездные банкеты и под офисные кофе-брейки можно держать разные воронки.

Что заводят в карточке заказа

Поля сделки в Haivis настраиваемые, и в кейтеринге они нужны не «для отчётности», а чтобы просчёт не пришлось переспрашивать три раза:

• дата, время начала и время подачи;
• формат: фуршет, банкет, кофе-брейк, выездная зона, доставка обедов;
• площадка, адрес, этаж, наличие лифта и места под разгрузку;
• количество гостей и допустимый разброс;
• ограничения по питанию: аллергии, вегетарианцы, постное меню, халяль;
• что берёт на себя заказчик, а что мы: посуда, мебель, текстиль, шатёр;
• персонал: сколько официантов, нужен ли повар на площадке;
• контактное лицо на месте и его телефон;
• источник обращения — чтобы потом понимать, откуда приходят крупные заказы.

Задачи ставятся прямо в сделке, с исполнителем и сроком: «просчитать смету до четверга», «согласовать разгрузку с площадкой». Счёт по сделке выставляется там же, а договор заполняется по шаблону из данных карточки.

Переписка не отдельно от заказа

Входящее сообщение из Telegram, MAX, WhatsApp или Авито привязывается к сделке, поэтому уточнение «а можно без грибов» лежит рядом с меню, а не в личном чате менеджера. Подробнее про каналы — на странице про мессенджеры в кейтеринге. Первичный сбор брифа можно частично отдать ИИ-агенту.

Кому Haivis не подойдёт

Честно, чтобы не тратить ваше время:

• Нужен учёт продуктов и себестоимости. Складского учёта, техкарт и калькуляции блюд в Haivis нет. Если вы считаете списания и остатки, отраслевую систему учёта Haivis не заменит — он закрывает работу с заказчиком, а не с кухней.
• Нужна касса и бухгалтерия. Кассы, бухгалтерии и обмена с 1С здесь нет.
• Нужен график смен персонала. Расписаний и систем онлайн-записи в Haivis нет; распределение официантов ведётся задачами, а не сменным графиком.
• Нужны массовые рассылки по базе. Их тоже нет: Haivis работает с диалогом, а не с рассылкой.

Сколько это стоит

Подписка — 1 490 ₽ в месяц, первый пользователь включён. Каждый следующий — 390 ₽. Первые 14 дней бесплатно. Разделения функций по тарифам нет: воронки, задачи, база знаний, ИИ-агент и мультикомпанийность доступны сразу. Подключение каналов на этапе запуска — без доплаты.

Если несколько юрлиц или направлений (банкеты и доставка обедов) ведутся раздельно, помогает мультикомпанийность с изоляцией данных. А что делать с базой заказчиков после сезона — разобрано в тексте про учёт клиентов.