База клиентов кейтеринга: учёт заказчиков и повторные заказы

В кейтеринге почти вся прибыль второго года — это те, кто уже у вас заказывал. Корпоратив повторяется каждый декабрь, учебный центр берёт кофе-брейки под каждый поток, свадебный гость через год приходит со своим юбилеем. Но чтобы это сработало, о заказчике должно остаться что-то, кроме суммы в таблице.

Где база живёт сейчас и что из неё выпадает

Итог у всех одинаковый: через год никто не может вспомнить, что на прошлом корпоративе не зашли холодные закуски, а гостям не хватило горячего.

Что имеет смысл записывать по заказчику

Не всё подряд, а то, что понадобится при следующем разговоре. Поля в карточке настраиваются, поэтому список получится ваш:

• кто на той стороне: HR, офис-менеджер, event-агентство, частное лицо — с ними по-разному разговаривают;
• повод и его периодичность: годовщина компании, отчётный квартал, выпускной, сезонная конференция;
• площадка прошлого мероприятия и её особенности: разгрузка, розетки, лифт, запрет на открытый огонь;
• меню прошлого заказа и что из него просили изменить;
• стойкие ограничения: аллергии, постное меню, отсутствие свинины, детский стол;
• количество гостей по факту, а не по заявке;
• кто из ваших работал на площадке — если официант понравился, это повод его же и поставить;
• как заказчик пришёл: рекомендация, площадка, мессенджер.

Всё это лежит в карточке рядом с перепиской, а не в отдельном файле. Входящее сообщение привязывается к сделке, поэтому история диалога сохраняется даже при смене менеджера. Журнал действий показывает, кто и что менял.

Откуда в кейтеринге берутся повторные заказы

Три предсказуемых источника. Первый — календарные поводы: они возвращаются в те же месяцы, и напоминание себе стоит поставить задачей заранее, до того как заказчик начнёт обзванивать конкурентов. Второй — расширение внутри клиента: начали с кофе-брейка на совещание, дальше идут летний тимбилдинг и новогодний банкет; это заметно, только если видно всю историю компании, а не последний заказ. Третий — гости. На мероприятии стоят десятки людей, у части из них скоро свои события; контакт того, кто подошёл и спросил визитку, тоже заводится в базу.

Как перенести то, что уже есть

Спокойно и порциями, без попытки затащить десять лет истории:

1. Соберите один список — из таблиц, договоров и переписок, без дублей.
2. Решите, какие поля вам реально нужны, и заведите их в карточке сделки.
3. Перенесите сначала заказчиков последних сезонов: по ним разговор пойдёт быстрее всего.
4. Дальше добавляйте по ходу: каждое новое мероприятие закрывается коротким итогом в карточке.

Само правило важнее скорости: после каждого выезда в карточке появляются три строки — что делали, что понравилось, что переделать. Через сезон это и станет базой.

Чего учёт клиентов не заменит

Это не программа лояльности и не рассылка: массовых рассылок в Haivis нет, возвращать клиента приходится адресным сообщением. Это и не учёт продуктов — себестоимость меню считается там, где вы её считали. И не бухгалтерия с кассой.

Как база связана с воронкой заказа — на странице про CRM для кейтеринга. Первичные вопросы новых обращений можно снять ИИ-агентом, а каналы, из которых всё приходит, разобраны здесь.