CRM для детского лагеря: заявки на смены и путёвки в одном окне
Что происходит между «сколько стоит смена» и днём заезда
Родитель пишет в феврале: возраст ребёнка, какие даты, есть ли места. Потом пропадает до апреля, возвращается с вопросом про справки, просит придержать место, вносит аванс, а документы привозит за неделю до автобуса. Между первым сообщением и заездом — десятки касаний, и половина из них лежит в личном телефоне менеджера.
Haivis сводит переписку из мессенджеров в одно окно и привязывает каждое входящее к сделке. Сделка в лагере — это семья на конкретную смену: один ребёнок, одни даты, один пакет документов. Если детей двое или родитель берёт две смены подряд, лучше вести отдельные сделки, иначе оплаты и справки перемешаются.
Воронка, по которой идёт заявка
| Этап | Что делает менеджер | Что должно появиться, чтобы двигать дальше |
|---|---|---|
| Первое обращение | Отвечает на вопрос, узнаёт возраст ребёнка и удобный период | В сделке записаны ребёнок, возраст и примерные даты |
| Подбор смены | Показывает подходящие смены, объясняет разницу программ | Родитель назвал смену |
| Бронь | Фиксирует место, проговаривает сроки и условия отмены | Родитель подтвердил бронь |
| Документы | Собирает справки, согласия, копии | Весь список отмечен |
| Оплата | Выставляет счёт по сделке, следит за авансом и остатком | Оплата отмечена |
| Заезд | Уточняет время сбора, трансфер, список вещей | Ребёнок заехал |
| После смены | Спрашивает впечатления, предлагает следующую смену | Получен ответ родителя |
Чаще всего заявки теряются между бронью и документами: место придержали, а справки никто не собрал. Здесь выручают задачи с исполнителем и дедлайном — «позвонить, если справка не пришла до 20 мая» лежит в списке, а не в голове администратора.
Поля сделки, которые заводят именно в лагере
Первые 14 дней бесплатно: подключите свои каналы и посмотрите на живой переписке.
- ребёнок: имя, возраст на дату заезда;
- смена, даты, программа или направление;
- родитель, который принимает решение, и второй контакт на время смены;
- особенности со слов родителя: питание, что важно передать вожатому;
- статус документов: справки, копия полиса, согласия;
- оплата: аванс, остаток, срок;
- откуда пришёл — сарафан, реклама, ездил у нас раньше;
- прошлые смены ребёнка.
Данные детей лучше держать в одном месте с понятным доступом. В Haivis есть мультикомпанийность с изоляцией данных и журнал действий: видно, кто открывал и менял карточку. Как эти записи превращаются в базу семей — на странице про учёт клиентов лагеря.
Кому Haivis не подойдёт
- Нужна система бронирования мест. Остатки по сменам и отрядам Haivis не считает, это придётся вести отдельно.
- Нужен медицинский и санитарный учёт. Журнала здоровья, изолятора, бракеража и отчётности по проверкам здесь нет.
- Нужна бухгалтерия. Счёт по сделке выставить можно, документ по шаблону заполнить тоже, но кассы, проводок и обмена с 1С нет.
- Нужны массовые рассылки родителям. Haivis про переписку один на один; отправить сообщение всей базе он не умеет.
Если у вас уже стоит путёвочная или учебная система, Haivis её не заменяет. Он закрывает то, чего в ней обычно нет: живой диалог с родителем от первого вопроса до посадки в автобус.
Сколько стоит
1 490 ₽ в месяц за подписку с первым пользователем и 390 ₽ за каждого следующего. Первые 14 дней бесплатно. Каналы подключают на этапе запуска без доплаты. Деления функций по тарифам нет: ИИ-агент, база знаний, задачи и документы доступны сразу, как и все каналы переписки.
Частые вопросы
Да, но удобнее заводить отдельную сделку на каждого ребёнка и каждую смену — иначе документы и оплаты смешиваются. Контакты родителя при этом одни и те же.
Нет. Модуля бронирования и остатков мест в нём нет, наполняемость смен вы ведёте отдельно. Haivis отвечает за заявки, переписку и статус каждой семьи.
1 490 ₽ в месяц за подписку с первым пользователем плюс 390 ₽ за каждого следующего — то есть 2 270 ₽ за троих. Первые 14 дней бесплатно.
Да, счёт выставляется по сделке, и документ можно заполнить по шаблону. Бухгалтерии, кассы и обмена с 1С в Haivis нет.