Учёт учеников школы танцев: база, история и возвраты

Половина базы школы живёт в чужих телефонах

Ученик пришёл год назад, отходил абонемент, уехал на лето и не вернулся. Он всё ещё ваш — он знает зал, знает педагога, ему у вас понравилось. Но найти его негде: администратор, который с ним переписывался, уволился, тетрадь с записями закончилась в мае, а в телефоне он подписан как «Настя стретчинг».

Именно поэтому школы танцев живут на постоянном притоке новых и не замечают, что старых накопились сотни.

Где база лежит сейчас и что из неё выпадает

В Haivis каждый входящий диалог привязывается к сделке, и переписка перестаёт быть частной. Новый администратор открывает карточку и видит, о чём договаривались полгода назад: какое направление хотели, почему не сложилось, кто ребёнок, а кто мама.

Что стоит записывать про ученика

Не всё подряд, а то, что реально пригодится, когда вы решите ему написать:

• направление и группа, в которой занимался, и педагог;
• взрослый или ребёнок; если ребёнок — возраст и кто из родителей на связи;
• когда был последним в зале и чем закончилось: доходил, бросил, перерыв;
• почему ушёл — переезд, время, деньги, травма, не подошёл педагог;
• что пробовал раньше: хип-хоп, латина, растяжка;
• цель, с которой пришёл: свадебный танец, форма, сцена, «просто для себя»;
• отметка о согласии на связь и удобный канал.

Всё это — настраиваемые поля сделки. Плюс база знаний, где лежат ответы на типовые вопросы, и файлы проекта — договоры, согласия родителей, анкеты.

Откуда в танцах берутся повторные

Здесь повторная продажа — не редкость, а основной хлеб. Точки возврата предсказуемые:

• закончился абонемент — самый очевидный момент, и его чаще всего пропускают;
• сентябрь после лета — люди уходят в отпуск и не возвращаются просто потому, что им никто не написал;
• был на пробном и не купил — таких копится больше всего, а именно им нужно всего одно нормальное сообщение;
• ребёнок вырос из детской группы — можно перевести в подростковую, а не отпустить;
• смена направления — надоела латина, но зайдёт стретчинг или контемп;
• пары и подруги — тот, кто ходил на бачату один, часто приводит партнёра, а свадебная пара после торжества спокойно переходит в обычную группу.

Задачи с исполнителем и дедлайном превращают это в работу: «в конце августа написать тем, кто занимался весной», «через неделю после пробного — спросить, как ощущения». Журнал действий показывает, кто написал и что ответили.

Как перенести базу

Выгрузите то, что есть, — таблицу, экспорт из системы записи, список контактов. Заведите клиентов и сделки, расставьте этап и причину закрытия для тех, кто уже не ходит. Дальше подключаете каналы, и переписка подтягивается к людям сама: диалог из мессенджера привязывается к сделке, и карточка начинает наполняться без ручного ввода. Про каналы отдельно — здесь.

Чего это не заменяет

Haivis — не журнал посещений. Он не считает остаток занятий по абонементу, не ведёт расписание и не отмечает, кто был во вторник в зале. Если у вас есть система записи, она остаётся вашим источником правды по посещениям, а Haivis отвечает за общение, историю и возвраты.

Смежное: этапы работы с заявкой и ИИ-агент на первых вопросах.