Учёт клиентов для вывоза мусора: база заказчиков и повторные заявки

Одноразовый заказ — это привычка, а не свойство ниши

Считается, что вывоз мусора — услуга «один раз и забыли». На практике половина рынка держится на людях, которые обращаются снова: прораб сдаёт квартиру за квартирой, управляющая компания разбирает подвалы, магазин переезжает, дачник чистит участок каждую весну. Возвращаются они не к «фирме вообще», а к тем, чей номер сохранился и кто помнит прошлый адрес.

Проблема в том, что помнить нечем. Контакты рассыпаны по трём телефонам, переписка — в чатах у того, кто в тот день отвечал.

Где базу ведут сейчас и что при этом пропадает

В Haivis клиент и его заказы живут в одном месте, а входящее сообщение из любого канала само привязывается к сделке. Диспетчер открывает карточку и видит, что этому человеку уже возили ветки прошлой осенью.

Что записывать по заказчику

Полезно ровно то, что пригодится при следующем звонке:

• кто это по роли: частник, прораб, управляющая компания, магазин, риелтор;
• адреса, куда уже выезжали, с пометками про лифт, узкий двор, шлагбаум;
• какой мусор возили и какой машиной — в следующий раз не придётся заново выяснять;
• нужны ли были грузчики и сколько;
• как рассчитывались и нужны ли закрывающие документы;
• сезонность: дача весной, стройка волнами, уборка территории после праздников;
• чем закончился прошлый заказ, включая жалобы.

Поля в карточке настраиваемые, так что этот список вы собираете под себя. Комментарии бригады и файлы — фото объекта, подписанный акт — хранятся в проекте, а не в галерее чьего-то телефона.

Откуда берутся повторные заявки именно тут

Три устойчивых источника.

Ремонтные и строительные бригады. У прораба объекты идут потоком. Один хороший вывоз — и он пишет снова, часто в тот же мессенджер. Стоит помечать таких заказчиков и не терять их между объектами.

Управляющие компании, ТСЖ и коммерческие объекты. Подвалы, чердаки, разбор старой мебели, уборка после субботника. Работа нерегулярная, но предсказуемая, и решение принимает конкретный человек, чьё имя надо знать.

Второй рейс по тому же адресу. Ремонт редко заканчивается одной ходкой. Если в карточке зафиксировано, что вывезли половину, разговор про добор возвращается сам собой.

Как перенести то, что уже есть

Разом импортировать всё не потребуется — обычно достаточно трёх шагов. Сначала заведите активных заказчиков, с которыми работаете сейчас: их немного. Затем подключите каналы, и дальше новые обращения будут заводиться в базу сами. Старые таблицы и списки положите в файлы проекта — они останутся под рукой, пока вы их разбираете. Мультикомпанийность с изоляцией данных пригодится, если направлений или юрлиц несколько.

Чего этот учёт не заменяет

Haivis — не бухгалтерия и не складская программа. Здесь нет кассы, обмена с 1С, учёта весов и объёмов по полигону. Нет и массовых рассылок: напомнить сотне дачников про весну одной кнопкой не выйдет — напоминание ставится задачей и отправляется руками в диалог. Онлайн-записи и расписания бригад тоже нет, планирование выездов остаётся за диспетчером.

Что остаётся: клиенты, их история, заказы, задачи с дедлайнами и переписка, которая не пропадает вместе с сотрудником.

Смежное: как устроена воронка заказов, какие каналы дают поток и что поручить ИИ-агенту при первом контакте.