Учёт учеников языковой школы: база, продления, второй язык
Ученик заканчивает уровень — и школа его теряет
В языковой школе основные деньги приходят не с первой продажи, а с продолжения: следующий уровень, второй язык, младший ребёнок в семье, возвращение после лета. Всё это держится на памяти администратора и на том, сохранился ли контакт. Именно память и рвётся при увольнении, смене телефона или после сезонного наплыва.
Где база лежит сейчас и что из неё вымывается
| Где ведут | Что теряется |
|---|---|
| Тетрадь на ресепшене | Записи о тех, кто спрашивал и не пришёл; после смены администратора не читается вовсе |
| Таблица в Excel | Нет истории переписки: видно телефон, но не видно, о чём договаривались |
| Переписка в WhatsApp на телефоне сотрудника | Уходит вместе с сотрудником, поиск по прошлому году невозможен |
| Учебная программа с журналом | Есть только те, кто дошёл до оплаты; не дошедшие и ушедшие вне поля зрения |
| Записки о звонках, стикеры | Живут до конца недели |
Haivis не добавляет ещё одну тетрадь: карточка клиента и сделка держат в себе переписку из всех каналов, поля, задачи и журнал действий — видно, кто и когда что менял.
Что стоит записывать по каждому
- Кого учим: взрослого, подростка или ребёнка, и его возраст.
- Язык, цель обучения и срок, к которому цель важна.
- Уровень на момент теста и дату тестирования.
- Формат и расписание, которое человеку подходит.
- Преподаватель и группа, если ученик дошёл до занятий.
- Дата окончания текущего уровня или пакета занятий — от неё считается разговор о продлении.
- Причина ухода или паузы своими словами: «не подошло время», «уехали», «выбрали онлайн у другого».
- Кто ещё в семье: второй ребёнок, родитель, супруг.
Первые 14 дней бесплатно: подключите свои каналы и посмотрите на живой переписке.
Откуда в языковой школе берутся повторные обращения
Продления. Уровень заканчивается, и об этом надо заговорить заранее, а не в последнюю неделю. Второй язык — взрослый доучил английский и думает про испанский. Смена формата: групповой ученик перед экзаменом переходит на индивидуальные. Семья: за ребёнком приходит младший, за ребёнком иногда приходит мама. Сезонный возврат: летом занятия бросают, в сентябре половина готова вернуться, если о них вспомнят. Отдельный пласт — те, кто когда-то не пошёл из-за расписания: при новом наборе с другим временем эта причина исчезает.
Всё это — не рассылка. Это адресный разговор по конкретному поводу, который берётся из полей сделки; задача с дедлайном ставится сразу на нужную дату.
Как перенести то, что уже накопилось
- Соберите источники: таблицы, тетради, экспорт из учебной программы, списки в телефонах.
- Договоритесь о минимуме полей: телефон, имя, кто учится, язык, статус. Остальное дозаполняется по ходу.
- Считайте телефон ключом — по нему объединяются дубли одного человека из разных списков.
- Подключите каналы. Дальше входящее сообщение само встаёт в нужную сделку, и база достраивается сама, без ручного переноса переписки.
Чего этот учёт не заменяет
Он не считает посещаемость и остатки занятий, не строит расписание, не ведёт зарплату преподавателей и не отдаёт данные в 1С. Массовых рассылок по базе тоже нет. Если у школы есть отраслевая программа под учебный процесс — она остаётся на своём месте, а Haivis отвечает за обращения, переписку и деньги на входе.
Смежное: воронка и поля сделки, что может взять на себя ИИ-агент, каналы связи с родителями.
Частые вопросы
Свести источники к общему минимуму полей — телефон, имя, кто учится, язык, статус — и объединить дубли по номеру телефона. Переписка дальше подтягивается сама при первом входящем.
Нет, массовых рассылок в Haivis нет. Работа идёт адресно: задача на конкретную сделку к нужной дате.
Да, в Haivis есть журнал действий, по нему видно, кто и когда вносил изменения.
Заводить сделку и указывать причину паузы своими словами. При новом наборе с другим расписанием часть этих обращений оживает.