CRM для организации мероприятий: сделки, бриф, дата события

Почему заявка на праздник живёт не в CRM, а в переписке

У организатора мероприятий заявка редко приходит одной строкой. Сначала «а сколько будет свадьба на 60 человек в августе», потом фотографии площадки, потом голосовое с уточнением, что тёща против диджея. Половина этого лежит в WhatsApp у одного менеджера, вторая половина — в Telegram у второго. Когда через три месяца надо вспомнить, о чём договорились по декору, поиск идёт по чату.

Haivis собирает переписку из Telegram, MAX, WhatsApp и Авито в одно окно и привязывает входящее к сделке. Сообщение от заказчика попадает не в общий поток, а в карточку конкретного события — вместе с файлами, задачами и историей.

Этапы: как выглядит воронка

Ниже — рабочая схема, от которой обычно отталкиваются. Этапы в Haivis настраиваются, так что под детские праздники, корпоративы и конференции можно держать разные воронки.

Поля, которые заводят именно здесь

Стандартных «сумма и статус» не хватает. В карточке сделки полезно держать:

• дату и время события — по ней сортируется вся работа, а не по дате заявки;
• тип: свадьба, корпоратив, юбилей, детский праздник, конференция;
• количество гостей и формат площадки — свой зал, ресторан, выезд за город;
• площадку и адрес, контакт менеджера площадки;
• состав услуг: ведущий, звук и свет, декор, кейтеринг, фото и видео, транспорт;
• подрядчиков по каждой позиции и статус подтверждения;
• статус предоплаты и остатка;
• контактное лицо со стороны заказчика — часто это ассистент, а решает другой человек;
• дедлайн монтажа и демонтажа.

Поля настраиваются под себя, задачи ставятся на исполнителя с дедлайном — «подтвердить ведущего до пятницы», «отправить схему рассадки». Журнал действий показывает, кто и что менял в сделке.

Деньги и документы

По сделке выставляется счёт, а документ заполняется по шаблону — данные подставляются из карточки, не надо переписывать реквизиты и дату события руками. Файлы проекта хранятся рядом со сделкой: схемы, райдеры, макеты, фото площадки.

Кому Haivis не подойдёт

Честно, чтобы не тратить ваше время:

• Если основной бизнес — прокат оборудования. Складского учёта нет. Haivis не скажет, свободны ли на 12 августа десять шатров и сколько комплектов света в ремонте. Учёт единиц техники придётся вести отдельно.
• Если нужен календарь загрузки и онлайн-запись. Систем расписания и бронирования слотов в Haivis нет. Дата события живёт как поле сделки, а не как занятость ресурса, и пересечение двух свадеб на одного ведущего система сама не поймает.
• Если ждёте бухгалтерию. Кассы, бухгалтерского учёта и обмена с 1С нет. Счёт выставить можно, закрыть период — нет.
• Если задача — рассылки и продвижение. Массовых рассылок по базе и выгрузки объявлений на площадки тоже нет. Поздравить всех клиентов с наступающим одной кнопкой не получится.

Если у вас уже стоит отраслевая система бронирования площадок или прокатного оборудования, Haivis её не заменяет. Он закрывает другое: переписку, сделки, задачи и общую память команды.

Сколько стоит

1 490 ₽ в месяц за подписку с первым пользователем, каждый следующий — 390 ₽. Первые 14 дней бесплатно. Каналы подключают на этапе запуска без доплаты. Разделения функций по тарифам нет: на старте доступно то же, что и дальше.

Дальше по теме: как устроена база заказчиков и повторные обращения, что умеет ИИ-агент на первой линии и какие каналы подключают организаторы.