ИИ-агент для организатора мероприятий: приём заявок и бриф

Что вообще стоит отдавать роботу

Заявки на праздники приходят вечером, в выходные и посреди свадьбы, которую вы прямо сейчас ведёте. Первые вопросы почти всегда одни и те же: работаете ли по нашему городу, есть ли свободная дата, что входит в услугу. Пока никто не отвечает, человек пишет следующему в списке.

Агент в Haivis собирается на доске из блоков без кода и отвечает по базе знаний. Задача у него узкая и честная: не продать, а поздороваться, собрать бриф и передать живому человеку с уже заполненной карточкой.

Сценарий диалога

Шаг 1. Ответ и повод. «Здравствуйте! Я помощник студии, соберу вводные и передам менеджеру. Подскажите, что за событие — свадьба, корпоратив, юбилей, детский праздник?»

Шаг 2. Дата и город. Спрашивает желаемую дату (или диапазон) и город. Если дата занята или город не ваш — не отказывает сам, а помечает сделку и зовёт человека.

Шаг 3. Масштаб. Сколько гостей, есть ли площадка или её нужно подбирать, во сколько начало и до скольких гуляем.

Шаг 4. Что нужно из услуг. Ведущий, музыка, декор, кейтеринг, фото и видео, техника, транспорт — отмечает нужное в полях сделки.

Шаг 5. Ответы по базе знаний. Отвечает на типовое: с какими форматами работаете, как проходит подготовка, работаете ли с юрлицами и по договору, какие города выезда. Только то, что есть в базе.

Шаг 6. Передача. Фиксирует имя, удобный способ и время связи, создаёт сделку с заполненными полями и ставит задачу менеджеру с дедлайном. Клиенту говорит прямо: расчёт и подтверждение даты сделает человек.

Что агенту говорить нельзя

• Называть цену мероприятия. Смета в этой нише зависит от даты, площадки, состава подрядчиков и количества гостей. Агент не озвучивает сумму и не «прикидывает от» до брифа и разговора с менеджером.
• Подтверждать, что дата свободна. Только менеджер сверяет занятость ведущего, площадки и команды. Робот, сказавший «да, 12 июля свободно», создаёт двойное бронирование и скандал.
• Обещать конкретных людей и площадки. Ни имени ведущего, ни артиста, ни ресторана, пока это не подтверждено. Заказчик запомнит обещание дословно.
• Согласовывать деньги и отмены. Размер предоплаты, скидку, условия возврата при переносе или отмене, штрафы — это разговор с человеком, а не с ботом.
• Гарантировать то, что зависит от площадки и разрешений. Салют и пиротехника, открытый огонь, музыка после определённого часа, алкоголь, сроки монтажа — агент не обещает, а фиксирует пожелание в сделке.
• Обещать результат. Никаких «гости точно останутся довольны» и «сделаем лучший праздник в вашей жизни».

Если вы работаете с детскими праздниками, добавьте отдельный запрет: агент не обсуждает вопросы безопасности детей, ограничений по здоровью и питанию и не берёт на себя согласование аниматора — это только человек.

Когда обязателен человек

• обсуждение бюджета, сметы и договора;
• перенос, отмена, форс-мажор и любая претензия;
• всё, что происходит в день события: там цена ошибки — испорченный праздник;
• корпоративные заказы с тендером, закупкой и согласованием реквизитов;
• срочные даты, когда до события считанные дни;
• разговор с человеком, который явно расстроен или недоволен.

Простое правило: агент работает до момента, где появляются деньги, обязательства или эмоции. Дальше — менеджер.

Что подготовить в базе знаний

Агент отвечает по тому, что вы написали, поэтому качество упирается в базу:

• города и радиус выезда, форматы, за которые беретесь, и за какие — нет;
• как устроена работа: бриф, концепция, смета, договор, подготовка, день события;
• что входит в услугу организации, а что оплачивается отдельно;
• порядок работы с юрлицами: документы, счёт, закрывающие;
• список вопросов брифа в той формулировке, в которой вы их задаёте;
• честный раздел «чего мы не делаем» — чем он подробнее, тем меньше пустых заявок.

Собранные агентом заявки попадают в общую воронку — как она устроена, описано на странице про сделки и этапы. Что делать с базой после события, читайте в учёте заказчиков, а про источники обращений — в разделе каналы.