Учёт клиентов IT-аутсорсинга: база компаний и повторные заявки
Кто эти компании и что мы им обещали
У подрядчика по IT редко бывает «одна база». Есть таблица с абонентами у руководителя, есть переписка с офис-менеджером в телефоне инженера, есть письма с реквизитами в почте и есть бухгалтерия, где видно только тех, кто уже платит. Пока людей двое, это работает. На десятке договоров начинает подводить.
| Где ведут сейчас | Что при этом теряется |
|---|---|
| Таблица в Excel или Google | Договорённости и контекст: видно название и телефон, не видно, о чём говорили в марте |
| Переписка в личном телефоне инженера | Всё, что он знал о клиенте, уходит вместе с ним при увольнении |
| Почта руководителя | Заявки от компаний, которые «пока думают»: они не абоненты, значит нигде не числятся |
| Бухгалтерия и закрывающие | Только действующие плательщики. Отвалившиеся и не дошедшие до договора невидимы |
| Память | Даты окончания договоров и обещанные доработки — пока не напомнят |
Что записывать по обслуживаемой компании
Минимум, который потом окупается:
- юрлицо и все офисы с адресами — выезд планируется по адресу, а не по названию;
- контактное лицо на площадке и отдельно тот, кто согласует деньги;
- число рабочих мест и его изменения — штат растёт, объём обслуживания вместе с ним;
- что у клиента стоит: серверы, почта, телефония, что из этого ваша зона ответственности;
- дата окончания договора и условия продления;
- какие работы делали сверх абонентки и по какой цене договорились;
- ответственный инженер и кто подменяет;
- открытые обещания: «вернёмся к резервным копиям после переезда».
Договор, акт аудита и схема сети кладутся в файлы проекта, чтобы не искать их в почте. Журнал действий показывает, кто и когда менял условия в карточке.
Первые 14 дней бесплатно: подключите свои каналы и посмотрите на живой переписке.
Откуда в аутсорсинге берутся повторные заявки
Новый клиент здесь стоит дорого, а действующий приносит выручку годами. Точки, которые чаще всего проговариваются устно и не доходят до счёта:
- продление договора — если о нём вспоминают в последнюю неделю, разговор идёт с позиции слабого;
- рост штата: наняли пятерых, места надо завести, технику купить и настроить;
- замена устаревшего парка и обновление серверов;
- переезд или открытие второго офиса — крупная разовая работа, о которой узнают случайно;
- продление лицензий и подписок, привязанных к календарю;
- разовый клиент, которому чинили сеть год назад: он всё ещё без подрядчика;
- те, кто ушёл к «знакомому админу» и через полгода остался без него.
Ни одна из этих причин не приходит сама. Их видно, только если по компании есть дата, поле и задача с дедлайном.
Как перенести то, что уже есть
- Выгрузите список действующих договоров — из таблицы или из бухгалтерии.
- Заведите их сделками в воронке обслуживания и проставьте сроки окончания.
- Отдельно внесите тех, кто обращался, но не дошёл до договора: это готовый список для повторного касания.
- Подключите каналы, чтобы новая переписка сразу цеплялась к нужной компании — порядок описан в разделе про мессенджеры и Авито.
- Расставьте задачи на продления и обещанные работы.
Переписка, которая шла в личных телефонах, сама в систему не переедет. Что важно — переносите руками, остальное копится с момента запуска.
Чего этот учёт не заменяет
Он не показывает состояние техники: за инвентаризацию и мониторинг отвечает RMM. Он не считает часы инженеров и не ведёт бухгалтерию, обмена с 1С нет. И он не превращается в тикет-систему — про это подробнее на странице про воронку и сделки.
Разбор входящих обращений частично снимает ИИ-агент.
Частые вопросы
Дата окончания хранится полем в карточке компании, а напоминание ставится задачей с исполнителем и дедлайном — она приходит заранее, а не в последнюю неделю.
Данные вносятся в сделки и карточки клиентов; договоры и схемы сети кладутся в файлы проекта. Автоматического импорта из вашей таблицы ждать не стоит — стартовый список заводится руками.
Заводить их наравне с действующими. Именно из этого списка приходят повторные обращения, когда у компании снова не остаётся подрядчика.
Нет. Мониторинга и инвентаризации парка в нём нет, это работа RMM-системы. Haivis ведёт отношения с клиентом, а не состояние его техники.