Учёт клиентов психолога: база обращений и повторные запросы

Где база лежит сейчас

Почти у каждого практикующего специалиста база уже есть — просто она разложена по четырём-пяти местам, и ни одно из них не показывает картину целиком.

В Haivis карточка клиента и переписка — одно целое: входящее сообщение само попадает в свою сделку, и рядом с историей диалога стоят поля, задачи и файлы. Как устроены этапы и сама воронка, разобрано на странице про CRM для практики.

Что имеет смысл записывать

• имя и канал, в котором человек с вами общается;
• формат работы и для кого он: взрослый, подросток, пара;
• запрос одной строкой — так, как его сформулировал сам человек;
• дату первого обращения и дату последнего контакта;
• чем закончилось: работаем, пауза, завершили, не дошёл до встречи, направлен коллеге;
• источник: рекомендация и от кого, канал, поиск, площадка;
• организационные договорённости — часовой пояс, привычное время, формат оплаты.

Ничего клинического. Учёт нужен, чтобы понимать движение обращений, а не чтобы хранить содержание работы.

Откуда в этой практике берутся повторные обращения

Возврат тут почти никогда не бывает быстрым, и именно поэтому он теряется:

• человек отработал запрос, ушёл на полгода и вернулся с новым;
• пауза «до осени», о которой договорились устно и никто не вспомнил;
• написал, всё уточнил и не дошёл до первой встречи — таких больше всего;
• отменил встречу и пропал, хотя причина была бытовая;
• пришёл по рекомендации от бывшего клиента, и связку видно, только если источник записан;
• работал в паре или семьёй, а потом один из участников обращается сам.

Когда все они лежат в одном списке с датой последнего контакта и причиной паузы, раз в месяц можно спокойно просмотреть тех, кому уместно написать. Задача с исполнителем и дедлайном ставится прямо в сделке, так что напоминание не зависит от памяти.

Как перенести то, что уже есть

Заводить всё разом не нужно. Порядок обычно такой: сначала активные — те, с кем идёт работа прямо сейчас. Потом пауза и незакрытые обращения последних месяцев. Старые контакты добавляются по мере того, как люди пишут снова: входящее создаёт сделку, а вы просто дописываете поля.

Полезное на старте: собрать список полей до переноса, чтобы не переделывать; сложить в файлы проекта договоры, согласия и шаблоны; вынести в базу знаний ответы на организационные вопросы — они пригодятся и вам, и ИИ-агенту. Первые 14 дней бесплатны, этого хватает, чтобы перенести активную часть и понять, ложится ли структура на вашу практику.

Чего такой учёт не заменяет

Он не заменяет ваши профессиональные записи, супервизию и документы, которые вы обязаны вести по своим правилам. Не заменяет медицинскую информационную систему и не является картой. Не заменяет сервис записи с расписанием. И не превращается в инструмент рассылок: писать людям вы будете руками, в личной переписке — через те же каналы, из которых они пришли.