Учёт учеников для репетитора: база вместо заметок и тетради

Ученик ушёл — и его как будто не было

У репетитора база копится сама собой, но живёт кусками. Кто-то в контактах телефона под именем «Мама Даня матем», кто-то в переписке двухлетней давности, кто-то в тетради за прошлый год. Пока человек занимается, всё помнится наизусть. Через полгода после окончания курса не вспомнить ни фамилию, ни к какому экзамену готовились.

А это и есть самый тёплый список из всех, что у вас есть.

Где база лежит сейчас и что из неё выпадает

Что записывать по ученику

Не «всё подряд», а то, к чему вы реально вернётесь через год:

• имя ученика и отдельно — с кем вы общаетесь и кто оплачивает;
• предмет, класс или курс, программа;
• цель и срок: экзамен, поступление, четверть, олимпиада;
• где занимались: онлайн, у вас, у ученика;
• удобные окна в неделе — сильно экономит время при возврате;
• откуда пришёл: рекомендация (и от кого), объявление, чат школы;
• даты: когда начали, когда была пауза, когда закончили и почему;
• короткая заметка о старте своими словами, без ярлыков и оценок ребёнка.

В Haivis это поля сделки, которые вы настраиваете под себя, плюс переписка, которая подтягивается к той же карточке из подключённых каналов. Файлы — материалы, договор, скан — лежат рядом в файлах проекта, и искать их в загрузках мессенджера не нужно.

Откуда у репетитора берутся повторные обращения

Это ниша, где новый клиент дороже, чем возврат старого, а поводов вернуться много:

• Сентябрь. Тот, кто занимался весной и ушёл на лето, чаще всего просто не написал первым. Список «занимался, сейчас пауза» — готовый повод для августовского сообщения.
• Следующий экзамен. Девятиклассник после ОГЭ возвращается к ЕГЭ через два года. Если дата в карточке есть, вы вспомните о нём вовремя.
• Второй предмет. Родитель, довольный вашей математикой, спросит про физику — если знает, что вы её ведёте.
• Младший ребёнок. В семье почти всегда есть второй, и он подрастает.
• Рекомендации. Родители в чате класса советуют друг другу. Когда в карточке отмечено, кто кого привёл, видно, кому сказать спасибо и кто приводит людей регулярно.

Как перенести базу без выходных, потраченных на ввод

Не переносите всё сразу. Порядок, который работает:

1. Подключите каналы — новые обращения дальше попадают в CRM сами и цепляются к сделке.
2. Заведите тех, кто занимается прямо сейчас. Их обычно немного.
3. Добавьте тех, кто занимался в прошлом сезоне: имя, предмет, класс, чем закончилось. Пяти полей достаточно.
4. Дальше пополняйте по ходу — каждый новый разговор сам оседает в карточке.

Как устроены сами карточки и этапы — на странице про CRM для репетитора.

Чего эта база не заменяет

Haivis не ведёт журнал успеваемости, посещаемость и домашние задания, не считает абонементы и не строит расписание. Если у вас есть система записи или учебная платформа — оставьте её, Haivis работает рядом и отвечает на другой вопрос: с кем вы разговаривали, о чём договорились и кому пора написать. Также в нём нет бухгалтерии, кассы и массовых рассылок: сообщения родителям вы пишете лично — через подключённые мессенджеры и Авито, а первые ответы новым может брать на себя ИИ-агент.