Учёт учеников онлайн-школы: база клиентов и повторные оплаты
База школы обычно разложена по четырём местам
Спросите у команды, где лежат контакты учеников — и услышите четыре разных ответа. Часть в таблице, часть в переписках куратора, часть в чатах потоков, часть в голове методиста, который помнит, кто в прошлом году бросил на середине и почему. Пока школа маленькая, это работает. Проблема вылезает в момент, когда набирают новый поток и хотят позвать тех, кто уже учился.
| Где ведут сейчас | Что теряется |
|---|---|
| Таблица со списком оплат | Нет истории разговоров: непонятно, о чём договаривались и почему человек ушёл |
| Личный Telegram куратора | Куратор уволился — вместе с ним ушли контакты и договорённости |
| Чаты потоков | Всё смешано: организационные вопросы, вопросы по оплате, просьбы о переносе |
| Платформа с уроками | Видно, кто зашёл на урок, но не видно, кто сомневается и кому надо позвонить |
| Память методиста | Работает ровно до отпуска и до второго направления |
В Haivis карточка клиента — это не строка в таблице, а человек с полями, историей переписки из всех каналов, задачами и файлами. Входящее сообщение из любого подключённого мессенджера приземляется в ту же сделку, где лежит всё остальное.
Что имеет смысл записывать
- Плательщик и ученик — двумя отдельными записями. Мама оставила заявку, учится сын, документы просит бабушка — если это одно поле, вы регулярно будете писать не тому человеку.
- Класс или возраст, предмет, формат. По ним потом собираются списки для нового набора.
- Что уже прошёл: какие курсы, какие модули, у какого преподавателя. Это главный источник следующей продажи.
- Цель и уровень на входе — своими словами клиента, не в виде кода.
- Часовой пояс и удобное время — иначе половина звонков придётся на чужую ночь.
- До какого числа оплачено и как платит: целиком, помесячно, частями.
- Почему ушёл в прошлый раз. «Дорого», «не совпало по времени», «не сложилось с преподавателем» — три разных причины и три разных повода вернуться.
Первые 14 дней бесплатно: подключите свои каналы и посмотрите на живой переписке.
Откуда в школе берутся повторные оплаты
Здесь редко бывает «купил один раз и всё». Учёба идёт ступенями, и почти каждая ступень — новая сделка:
- Следующий модуль или уровень. Закончил A2 — логично звать на B1, но только если знаете, когда он закончил.
- Новый учебный год. Осенью возвращается заметная часть тех, кто учился весной, — если им написали до начала набора, а не после.
- Второй предмет. Ходил на математику, в девятом классе понадобился русский.
- Брат, сестра, одноклассник. Родитель, довольный курсом, приводит второго ребёнка и советует знакомым — это стоит помечать в карточке, чтобы понимать, кто вас приводит.
- Возврат тех, кто не дошёл до оплаты. Люди отваливаются не потому, что не хотят, а потому что не совпало по времени или деньгам. Через поток ситуация меняется.
- Переход из группы в индивидуальные занятия — обычно перед экзаменом.
Чтобы это работало, нужны не рассылки, а понятная база: кто, что прошёл, когда закончил и с какой причиной ушёл. Дальше куратор пишет лично — и это разговор, а не спам.
Как перенести то, что уже есть
Порядок простой. Выгружаете таблицу с контактами и оплатами, сводите дубли — обычно один человек встречается два-три раза с разными телефонами. Заводите записи и раскладываете активных по этапам воронки, а закончивших помечаете курсом и датой. Подключаете каналы, и дальше переписка сама начинает подтягиваться к нужным карточкам. Старые диалоги из личных чатов кураторов переносить целиком смысла нет — достаточно короткого резюме в карточке.
Чего это не заменяет
Haivis не хранит уроки и прогресс по программе — это дело учебной платформы. Он не делает массовых рассылок и цепочек прогрева, не считает бухгалтерию и не обменивается с 1С, не ведёт расписание преподавателей. Он отвечает на вопрос «кто эти люди, что с ними уже было и кому мы должны написать» — и держит это в одном месте, а не в четырёх.
Смежное: как устроена воронка школы в CRM и что можно поручить ИИ-агенту.
Частые вопросы
Данные переносятся в карточки клиентов и сделки с вашими полями. Перед переносом стоит свести дубли: один человек часто встречается в таблице несколько раз с разными телефонами.
Это два разных поля в сделке. Поля настраиваются, поэтому можно завести и телефон плательщика, и имя с классом ученика, и того, кто фактически ведёт переписку.
Массовых рассылок в Haivis нет. Он показывает, кто и когда закончил, и позволяет поставить куратору задачу с дедлайном — писать человек будет лично.
Она останется в карточках: диалоги привязаны к сделкам, а не к личному аккаунту сотрудника. Кто и что менял, видно в журнале действий.